فاز نخست یا فاز شناخت را میتوان مهمترین بخش از پیاده سازی داشبوردهای مدیریتی دانست
در این بخش، پایه و اسا کار شما ، چیده شده و برای آن برنامه ریزی می شود
اینجاست که شما متوجه می شوید :
- کجا قرار دارید؟
- به کجا قرار است برسید؟
- طی چه زمانی میخواهید به آنجا برسید؟
- چطور میخواهید به آنجا برسید؟
بدون فاز شناخت، به هیچ عنوان نمیتوانید کاری را به درستی انجام دهید
یک دلیل مهم در راه اندازی سیستم های نرم افزاری آماده، دقیقاً همین است
شما از یک شرکت بزرگ یک نرم افزار را میخرید که آماده به کار است.
طی دو ساعت نصب می شود و شروع به کار میکنید
اما، بعد از شش ماه متوجه می شوید که نیازهای شما را برآورده نمی سازد و در نتیجه به سراغ نرم افزار دیگری می روید
اینجا، اشکال مهم ، متوجه شرکت نرم افزاری است.
متاسفانه شرکتهای نرم افزاری به دلیل کمبود نیروی متخصص و زیاد بودن پروژه های در دست اجرا، امکان ارائه ی مشاوره ی کامل به خریداران را ندارند به همین دلیل، میگویند: نرم افزار ما در فلان شرکتهای بزرگ نصب شده است، برای شرکت شما که دیگر مساله ای وجود ندارد.
اما دقیقاً اشکال همینجا به وجود می آید.
خاطره ای که برای خودم به شخصه اتفاق افتاد ، شاید برایتان جالب باشد
در شرکتی کار میکردم که کار بازرگانی خارجی انجام میداد و شرایط واردات خاصی داشت.
در اتاق روبرویی، شرکت دیگری بود که متعلق به هلدینگ مشترک بود و عیناً همان کار را انجام میداد.
تاکید میکنم که عیناً همان کار را بدون کم و کاست انجام میداد
موقعی که من نرم افزار فروش را از یکی از شرکتها معظم در آن زمان( اکنون آن شرکت دیگر نام معظم را به دوش نمیکشد. شرکتی کند، تنبل،قدیمی و خسته شده است که با افتخارات گذشته زندگی می کند) خریداری کردم و بعنوان مدیرپروژه ، علیرغم فشار مدیرعامل مبنی بر راه اندازی سریع، چند جلسه شناخت را مدیرپروژه ی خود در آن شرکت نرم افزاری برگزار کردم
کاملاً مراحل را توضیح دادم. از ابتدا تا انتها و چون هنوز چک مبلغ را پرداخت نکرده بودیم، نماینده ی آن شرکت مجبور بود که حتماً توضیحات را کامل بشنود.
توضیح: به هیچ عنوان گول جلسه های دمو را نخورید. فرآیند خود را توضیح دهید، و اجرای آزمایشی را خواستار شوید. اگر شرکتی حاضر به این کار نشد، بهتر است قید خریدش را بزنید و به سراغ فرد دیگری بروید. کسی که از خودش مطمئن باشد، مسلماً به دنبال جلب رضایت شما خواهد بود.
زمانی که مطمئن شدم میتوانند کار را انجام دهند و کامل ، متوجه مساله ی من شده اند، اجرای آزمایشی روی سیستم خودشان را شبیه سازی کردیم. دیدم که به درستی انجام شد.
سپس مبلغ پرداخت شد و نرم افزار خریداری شد و فقط و فقط یک روز از ساعت ۹ الی ۱۶، نماینده ی شرکت نرم افزاری در شرکت ما حاضر شد.
بدون هیچ مشکلی، نرم افزار کار میکرد و دوره ی سه ماهه ی راه اندازی اولیه، برای شرکت به یک روز تقلیل پیدا کرد و مابقی زمان را ما بدون پرداخت هیچ هزینه ای و به صورت رایگان از خدمات آن شرکت استفاده کردیم.
اما نکته ی جالب اینجا بود. شرکت دیگر هلدینگ هم دقیقاً همان ورژن نرم افزار را خریداری کرد . اما متاسفانه به دلیل سیاستهای آن شرکت نرم افزاری، فرد دیگری مسئول کار شد.
نزدیک به دوماه، راه اندازی نرم افزار برایشان طول کشید. زیرا هیچ یک از طرفین حاضر به نشست های مشترک نبودند.
بعد از دوماه و با اصرار بنده، یک بک آپ از ساختارها و قوانین شرکت ما تهیه شده و در اختیار شرکت همگروه قرار گرفت. که اگر این کار نمیشد، مسلماً آن شرکت به مشکل میخورد .
پس باید متوجه باشیم که فاز شناخت طی چند جلسه، شما را چند ماه به جلو می اندازد و باعث کاهش هزینه های شما خواهد شد.
از آن غافل نشوید