سوالی که قبل از طراحی اولین داشبورد مدیریتی باید مطرح شود ، این است که چه مواردی باید در داشبورد آورده شود؟
آیا باید ریز اطلاعات فاکتورها و مشتریان را ببینیم یا اینکه موارد دیگری را در داشبورد باید اضافه کرد؟
در اینجا باید به علمی اشاره کرد که اکنون به نام مدیریت دانش مطرح است
در این علم، فرق اطلاعات و داده ها (Data) و دانش (Knowledge) مشخص شده و فرآیند تبدیل داده ها به دانش مورد بررسی قرار میگیرد.
تبدیل داده ها به دانش به دلایل زیر صورت میگیرد:
- سرعت بالاتر جهت حصول به نتیجه
- زمان کمتر برای بررسی
- نیاز به منابع کمتر جهت بررسی
- استاندارد سازی اطلاعات جهت مقایسه
بنابراین تصمیم گیران در سازمانها تمایل دارند که تا حد ممکن دانش سازمانی را در اختیار داشته باشند.
و در بازار رقابتی امروزه، این دانش سازمانی است که میتواند شرکت را در عرصه رقابت، پایدار نگه دارد.
فرآیند تبدیل اطلاعات به دانش سازمانی شامل مراحل زیر است:
- شناخت وضعیت موجود
- تشخیص نیازهای سازمان
- تشریح خواسته‌ها
- اقدام برای بهبود فرآیندها
در شناخت وضعیت موجود باید در نظر داشت که دانش سازمانی به دو صورت رسمی و غیر رسمی وجود دارد.
دانش رسمی به بخشی اطلاق میشود که در آیین نامه ها و دستورالعمل های کتبی در شرکت موجود است.
دانش غیر رسمی را میتوان دانش موجود نزد کارکنان دانست که بیشتر مربوط به روش اجرای کارهاست و سینه به سینه نقل می شود.
و دقیقاً در همین بخش است که شرکتها صدمه میبینند
دانش غیررسمی در موارد زیر، تهدید می شود:
- خروج پرسنل از شرکت به هر دلیل(اخراج-استعفاء – بازنشستگی)
- عدم توانمندی پرسنل در انتقال اطلاعات
- عدم تمایل برخی از کارکنان به انتقال تجارب خود
لذا میتوان گفت که دانش غیر رسمی، ارزشی بسیار بیشتر از دانش رسمی دارد زیرا دانش رسمی قابلیت کپی برداری داشته و معمولاً به صورت هاردکپی ذخیره می شود.
